10 bardzo wątpliwych kosztów – sprawdź czy możesz je rozliczyć

16-10-2014

Rozliczanie kosztów w firmie nie należy do prostych z uwagi na niejednoznaczne przepisy i często zmieniające się interpretacje. Dlatego jest szereg takich wydatków, które budzą wątpliwości zarówno przedsiębiorców, jak i urzędników. Sprawdźcie 10 z nich, aby mieć świadomość które z nich są najbardziej problematyczne.

Zgodnie z ogólną zasadą kosztem może być ten wydatek, który jest powiązany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem (zabezpieczeniem) jego źródła. Nie zawsze jednak urzędnicy zgadzają się z przedsiębiorcą, który uważa, że dany wydatek spełnia to kryterium. Przedsiębiorca musi być gotowy, by udowodnić swoją rację. Oto 10 sytuacji, w których może to być konieczne.

1. Obiad lub lunch w restauracji

Rozliczanie kosztów żywności jest problematyczne, ponieważ są wprost wymienione jako przykład kosztów reprezentacji, które są wykluczone z rozliczeń. Tę kategoryczną linię zmieniła niedawna interpretacja ogólna zezwalająca na rozliczenie w kosztach lunchu czy obiadu z klientem. Nie zmienia to jednak faktu, że nadal jest to wątpliwy koszt.

Przede wszystkim urzędnicy mogą nie uwierzyć w to, że lunch został spożyty właśnie z klientem, a nie np. z rodziną. Do tego niezbędne są dowody. Ponadto interpretacja ogólna nie jest jednak wiążąca, więc może się zdarzyć, że opinia poszczególnych urzędów skarbowych w sprawie rozliczania żywności będzie jednak inna. Warto mieć to na uwadze biorąc fakturę w restauracji.

2. Telewizor

Jako że telewizor jest częstym zakupem, wrzucenie go w koszty może być kuszącą opcją. W końcu laptop, monitor, czy projektor nie stanowią problemu. A jak jest z telewizorem?

Tutaj jest znacznie trudniej, ponieważ powiązanie komputera z działalnością bardzo łatwo udowodnić, a powiązanie telewizora już niekoniecznie. Jego „rozrywkowa” natura jest dużo bardziej oczywista.Telewizor w firmie mogą rozliczyć przedsiębiorcy, którzy wykorzystują go w pracy i nie ma co do tego wątpliwości (np. agencje reklamowe, agencje monitoringu mediów). Druga opcja to telewizor ustawiony w miejscu dla klientów (np. poczekalnia u lekarza)

W przeciwnym razie telewizor w kosztach może być bardzo problematyczny.

3. Bilet miesięczny

W koszty można wrzucić bilet miesięczny, np. na komunikację miejską lub pociąg. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca podróżuje w ramach prowadzonej firmy. Mogą to być dojazdy do biura, do gabinetu, do klienta, itd. Z tym, że rozliczenie w kosztach całego biletu miesięcznego może być problematyczne, gdyż urzędnicy mogą zakładać, że bilet jest także wykorzystywany w celach prywatnych.

Jeśli tak nie jest, to trzeba przygotować argumenty. A w przeciwnym razie wydatku nie rozlicza się w całości – trzeba oszacować procent do rozliczenia. I tutaj mogą zacząć się schody, gdyż wysokość rozliczonej kwoty trzeba będzie oczywiście uzasadnić w razie kontroli.

4. Abonament na tel. komórkowy i Internet

Ogólnie większość przedsiębiorców zakłada, że jeśli posiada abonament na telefon komórkowy lub na Internet wykupiony „na firmę”, to koszt można swobodnie rozliczać w 100%. To jednak może nie być takie proste.

Problematyczna jest sytuacja, w której przedsiębiorca rozlicza 100% rachunku za internet założony w miejscu, w którym zarazem mieszka i prowadzi firmę, zwłaszcza jeżeli nie mieszka sam. Analogicznie może być w przypadku, gdy w koszty wrzuca 100% rachunku za telefon firmowy, który jest jedynym telefonem jaki posiada. Takie rozliczenie może być wątpliwe.

5. Koszty delegacji

Ogólnie w kosztach firmowych jak najbardziej mogą znaleźć się wydatki związane z wyjazdem służbowymAle przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić, że faktycznie chodziło o wyjazd służbowy, a nie np. turystyczny.

W tym mogą pomóc wszelkie dowody, jak faktury, umowy, e-maile, itd., ale tak naprawdę nie ma pewności, czy urzędnicy je uznają. Zwłaszcza wtedy, gdy rzekoma delegacja miała miejsce w podejrzanym terminie, np. w dniach 1-3 maja, albo 24 grudnia.

6. Kurs językowy

Kursy językowe także należą do wysoce problematycznych kosztów.Przede wszystkim raczej nie można płacić za naukę języka „na przyszłość” i wrzucać wydatek w koszty. Takie koszty zapewne zostaną uznane za osobiste, które wprawdzie mogą, ale nie muszą służyć uzyskaniu przychodu. Bardziej prawdopodobne jest rozliczenie wydatku na kurs językowy w sytuacji, gdy przedsiębiorca już współpracuje z zagraniczną firmą lub wykorzystuje znajomość języka w celu prowadzenia działalności w danym momencie.

Więcej na temat rozliczania edukacji znajdziecie w tym artykule.

7. Kara umowna

Kara umowna teoretycznie może być kosztem, ale w praktyce teza jej powiązania z przychodem może być trudna do udowodnienia. Dlaczego? Kary umowne można wrzucać w koszty, jeżeli zostały poniesione w pełni świadomie i celowo, żeby osiągnąć przychód. Nie można zatem rozliczyć w kosztach kary, która została nałożona np. z uwagi na błędy.

8. Każdy wyjątkowo drogi zakup

W przepisach o rozliczaniu podatku dochodowego pojawia się termin „reprezentacja”, którym określa się sporą grupę odgórnie wykluczonych kosztów. Wydatki o charakterze reprezentacyjnym zwykle przekraczają standardy uznane w danej branży. Reprezentacja to bardzo nieścisłe określenie, które sprawia, że niemal każdy drogi i ekskluzywny wydatek może wymagać uzasadnienia.

Czasami to uzasadnienie jest możliwe. Np. grafik nie będzie miał raczej problemu z wrzuceniem w koszty iMaca za 12 tys. zł, mimo że komputer PC o podobnych możliwościach kosztowałby znacznie mniej. Standard w branży jest tu oczywisty. W innych przypadkach jednak uzasadnienie drogiego wydatku może nie być proste.

9. Amortyzacja samochodu, od którego rozlicza się 50% VAT-u

Ogólnie samochód wykorzystywany do celów mieszanych, czyli zarówno prywatnie, jak i w ramach działalności, pozwala odliczać 50% VAT. Inaczej mówiąc rozliczanie 50% VAT-u może wprost sugerować, że samochód jest też wykorzystywany do celów innych niż firmowe. W przypadku samochodu rozliczanego kilometrówką – nie stanowi to żadnego problemu. A jak jest w przypadku samochodu firmowego?

Samochód wprowadzony do firmy i amortyzowany ma zasadniczo służyć wyłącznie do celów firmowych. Zgodnie z przepisami nie można z niego korzystać do celów prywatnych. W związku z tym należy przygotować się na ewentualną obronę kosztów amortyzacji samochodu, gdy rozlicza się tylko połowę VAT-u. Jako że przepisy o rozliczaniu VAT od samochodu są stosunkowo nowe, trudno powiedzieć, czy amortyzacja rozliczona w takich okolicznościach zostałaby zakwestionowana. Więcej na ten temat pisaliśmy w tym artykule.

10. Benzyna kupiona poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy wprowadzili samochód do firmy zwykle zakładają, że mogą rozliczać każdy wydatek związany z samochodem, niezależnie gdzie i kiedy został poniesiony. Trzeba jednak pamiętać, że urzędnicy zawsze mogą zakwestionować rozliczenie kosztu, jeśli istnieje podejrzenie, że wydatek jednak nie był związany z prowadzoną działalnością.

Przykład? Przedsiębiorca wyjeżdża turystycznie do Zakopanego, gdzie kupuje benzynę „na fakturę”, po czym wrzuca ten zakup w koszty. W Zakopanem nie prowadzi żadnych interesów, nie ma klientów, nie kupuje ani towaru, ani sprzętu. Fakt zakupu benzyny w miejscu, które nie wiąże się z prowadzeniem działalności może być problemem w razie kontroli. Warto o tym pamiętać.

Źródło:  infakt.pl

  • mail: info@wellton.com.pl
  • telefon: 12 357 20 42
Lokalizacja
Aktualności
Przez dwa miesiące fiskus wyrzucił z rejestru podatników VAT ponad 22,3 tys. podmiotów – wynika z danych Ministerstwa Finansów.
Data: 06.03.2017. W lutym, w porównaniu ze styczniem, liczba wykreślonych wzrosła...
Likwidacja kwartalnych rozliczeń VAT od 2017 roku
17-10-2016 Od 1 stycznia 2017 r. podatku VAT nie będzie można rozliczyć kwartalnie (wyjątkiem są tzw. mali podatnicy). Możliwości...
Założyciele Wellton

Grzegorz Pstuś

Współzałożyciel Welltona oraz jego siła napędowa. Doświadczeniem w prowadzeniu działalności gospodarczej dzieli się z Naszymi Klientami. Wspomaga ich w podejmowaniu ważnych decyzji dotyczących wyboru odpowiednich form opodatkowania oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Swoim entuzjazmem oraz nietuzinkowym podejściem zdobył zaufanie ogromnej ilości przedsiębiorców. Po pracy poświęca czas rodzinie. Aktywnie spędza czas wolny zarówno w lecie wędrując po górach, jak i zimą szusując na nartach.